Đang tải
Văn phòng điện tử hay văn phòng không giấy là giải pháp dành cho các doanh nghiệp và đang là xu thế được nhiều công ty công nghệ triển khai, nhắm đáp ứng những yêu cầu và chuyển biến của xã hội, đồng thời giúp tăng trải nghiệm tối ưu cho người dùng.
Vì sao văn phòng điện tử được sử dụng phổ biến?
Điều có thể dễ dàng nhận thấy trong các doanh nghiệp hiện nay là tình trạng quá tải về cơ sở vật chất, trang thiết bị để lưu trữ văn bản, giấy tờ, nhất là trong các phòng văn thư lưu trữ. Điều này làm tốn khá nhiều chi phí và nguồn lực quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhu cầu làm việc và quản lý từ xa ngày càng tăng cao sau đại dịch Covid-19. Chính vì vậy, phần mềm văn phòng điện tử ra đời giúp số hóa hệ thống quản lý tập trung, quản trị vận hành doanh nghiệp trên một nền tảng công nghệ tiện ích và dễ dàng sử dụng.
Lý do ra đời Văn phòng điện tử DigiO của MSM?
Năm 2020, Chỉ thị giãn cách được áp dụng trên nhiều thành phố để ngăn chặn sự lây lan của COVID-19. Điều này đã hạn chế sự di chuyển của mọi người, đặc biệt là với đội ngũ nhân viên đi làm tại doanh nghiệp. Một trong những thay đổi lớn được quan sát thấy trong thời gian này là sự chuyển dịch từ văn phòng truyền thống tới các giải pháp công nghệ trực tuyến (chuyển đổi số doanh nghiệp).
Là một đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ chuyên nghiệp, đội ngũ MSM cũng bắt đầu mạnh mẽ hơn trong việc quảng bá giải pháp Văn phòng điện tử của mình. Cái tên DigiO - Giải pháp số hóa quản trị văn phòng được nhắc đến nhiều hơn với những khách hàng là các Tập đoàn, Công ty lớn như TTC Sugar, Kim Oanh Group, IGC Group…
Văn phòng điện tử DigiO - giải pháp Digital Office 14in1 cho doanh nghiệp
DigiO là Phần mềm văn phòng điện tử với những tính năng hiện đại giúp lãnh đạo và nhân viên điều hành quản lý công việc của mình một cách dễ dàng, thuận tiện. Phần mềm văn phòng điện tử DigiO chính là giải pháp mới trong thời đại công nghệ số ngày nay để các doanh nghiệp hướng đến “văn phòng không giấy”.
14 tính năng tuyệt vời của Văn phòng điện tử DigiO
Trình ký: Giúp người dùng quản lý toàn bộ văn bản trình ký, chuẩn hóa các quy trình tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, xử lý công việc, ban hành văn bản trong công ty trực thuộc và trong tập đoàn. Hỗ trợ quy trình tương tác giữa các CTTV và Tập đoàn. Cung cấp thông tin tham mưu rõ ràng nhằm tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo phê duyệt các hồ sơ trình ký.
Quản lý công việc: Giúp người dùng theo dõi tiến độ thực hiện công việc được giao của bản thân. Đồng thời báo cáo, trao đổi công việc đang thực hiện với quản lý. Người quản lý sẽ theo dõi được công việc của tất cả các thành viên trong dự án, báo cáo dự án, tiến độ, số lượng công việc của nhân viên.
Lịch làm việc: Giúp ghi nhớ, lưu trữ thời gian biểu hằng ngày/ hằng tuần/ hằng tháng một cách khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả. Chức năng Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng giúp các thành viên thực hiện đầy đủ công việc trong các bộ phận, công ty, tập đoàn một cách chủ động, đúng tiến độ.
Thông tin nội bộ: Giúp người dùng nắm bắt các thông tin công việc, hoạt động và sự kiện từ Công ty, Tổng công ty hoặc từ Tập đoàn một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác nhất. Người dùng dễ dàng tra cứu nội dung những thông tin cần thiết, giúp các đơn vị quản lý được tất cả các nội dung thông báo của Tập đoàn và Công ty.
Thông báo: Ghi nhận các thông tin sự kiện từ Tập Đoàn và các hoạt động của công ty một cách nhanh chóng. Dễ dàng tra cứu nội dung thông tin cần thiết; giúp các đơn vị quản lý được tất cả các nội dung thông báo của Tập đoàn và Công ty.
Danh bạ: Cung cấp thông tin sơ đồ tổ chức Công ty, thông tin phòng ban và danh bạ của toàn thể Cán bộ nhân viên (CBNV). Thông tin cá nhân được đồng bộ tự động (Sync) từ hệ thống Active Directory khi có sự thay đổi. Cung cấp màn hình làm việc (Dashboard) trực quan dễ dàng tìm kiếm thông tin cá nhân, hệ thống chức danh hoặc phòng ban. Cung cấp danh sách phòng ban, sơ đồ tổ chức trong Công ty để người dùng có thể nắm thông tin rõ ràng và nhanh chóng.
Quản lý Nhân sự:
Nghỉ phép: Cho phép tạo phiếu nghỉ phép, công tác ngoài, nghỉ bù, tìm kiếm, lưu trữ các thông tin nghỉ phép đã tạo. Cung cấp thông tin ngày phép cho người dùng: tổng số ngày phép, số ngày đã nghỉ, số ngày phép còn lại. Hệ thống hiển thị thông tin nghỉ phép trong tuần của CBNV từng Đơn vị. Hỗ trợ tính năng ứng phép.
Chấm công: Giúp bộ phận nhân sự quản lý được giờ vào/ giờ ra, ngày công của nhân viên. Đồng thời cũng theo dõi được số lần vi phạm của nhân viên. Chức năng chấm công còn cho phép nhân viên giải trình về việc đi trễ/ về sớm trong ngày.
Phiếu lương: giúp toàn bộ nhân viên xem được lương của mình minh bạch và chính xác.
Văn bản: Người dùng dễ dàng xem và tra cứu các văn bản của Công ty hay Tập đoàn đã ban hành. Văn bản được phân loại rõ ràng, giúp nhân viên cập nhật nhanh thông tin. Văn bản giúp ban lãnh đạo dễ dàng quản lý và lưu trữ các văn bản lập quy thuộc phạm vi Công ty & Tập đoàn.
Công Văn: Giúp bộ phận hành chính văn thư tiếp nhận các loại giấy tờ của Công ty gửi đi, cũng như tiếp nhận các loại thư từ gửi đến Công ty. Giúp bộ phận hành chính theo dõi tiến trình xử lý các văn thư đến và văn thư đi.
Phòng họp: Cho phép đặt lịch phòng họp trong Công ty một cách tiện lợi, khoa học và hiệu quả, tránh được sự trùng lặp giữa nhu cầu sử dụng đa dạng của người dùng trong các đơn vị, phòng ban khác nhau trực thuộc công ty. Chức năng Lịch phòng họp giúp người dùng theo dõi được lịch trực quan và dễ dàng.
Văn phòng phẩm: Cung cấp danh sách văn phòng phẩm, hình ảnh, mức giá của từng vật dụng cụ thể. Giúp hệ thống đầu mối tổng hợp được số lượng, kiểm soát mức chi phí sử dụng cho đăng ký văn phòng phẩm của mỗi phòng ban và tổng mức phí sử dụng vào mỗi tháng.
Điều xe: Cho phép tra cứu lịch công tác, trạng thái sẵn sàng của xe trong từng thời điểm khác nhau. Xe phân loại rõ ràng, giúp cho nhân viên điều động xe phù hợp với từng chuyến công tác trong nội bộ của Công ty.
Đăng ký cơm: Giúp người dùng đặt cơm cho cả phòng ban, hoặc đối tác và cộng tác viên có công tác tại công ty. Thống kê số lượng phần ăn theo ngày –tuần –tháng.
Cẩm nang: giúp toàn bộ nhân viên xem được các hướng dẫn sử dụng tất cả chức năng có trên.
Làm sao để triển khai văn phòng điện tử DigiO cùng MSM?
Giống như xây dựng một ngôi nhà, người lãnh đạo doanh nghiệp cần phối hợp với Ban tư vấn dự án của MSM để lên kế hoạch, chuẩn bị “vật liệu” như sau:
Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, báo cáo: Các doanh nghiệp muốn triển khai văn phòng điện tử DigiO cần chuẩn hóa các giấy tờ, báo cáo được sử dụng trong nội bộ công ty để nhân viên có thể thực hiện theo. MSM sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp dựa trên kinh nghiệm triển khai cho các tập đoàn đa ngành - nhanh chóng, thuận lợi.
Xác định phương thức triển khai văn phòng điện tử phù hợp: Mỗi doanh nghiệp có cách hoạt động khác nhau với đặc trưng riêng về ngành nghề. MSM sẽ tư vấn để xác định phương thức triển khai mô hình văn phòng điện tử phù hợpvới từng doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất.
Lên kế hoạch, hướng dẫn: Đây là một quá trình hai chiều. Doanh nghiệp cần bố trí người am hiểu về chuyên môn và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, đồng thời chỉ đạo các bộ phận phối kết hợp nhịp nhàng với đơn vị triển khai hệ thống. MSM với vai trò đồng hành sẽ theo sát từng bước khi lên kế hoạch và triển khai.
Triển khai & Đánh giá, hỗ trợ: Ngay khi bắt đầu triển khai, MSM sẽ xác định và thỏa thuận về quy trình nghiệp vụ. Sau khi ứng dụng thực tế sẽ cùng doanh nghiệp đánh giá lại kết quả thu được sau khi triển khai văn phòng điện tử. Từ đó đưa ra kết luận xem nó đã thích hợp để sử dụng lâu dài hay không ? Có gì cần cải tiến, thay đổi gì không? MSM xác định văn phòng điện tử cần luôn cập nhật những tính năng tốt nhất, ưu việt với doanh nghiệp sử dụng và theo kịp với thời đại.
Doanh nghiệp muốn sở hữu DigiO, hãy liên hệ ngay với MSM. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết hết các khó khăn, vướng mắc khi triển khai giải pháp Văn phòng điện tử DigiO. Sau đó, Doanh nghiệp chỉ việc theo dõi công việc và tận hưởng những tiện ích mà phần mềm đem lại.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi!
CÔNG TY CỔ PHẦN MYMIND (MSM)
Hotline: 1900633855
Thứ 2 - Thứ 6: 08h - 17h/ Thứ 7: 08h -12h
Email: info@msm.com.vn
Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Circo, 222 Điện Biên Phủ, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM