Văn phòng điện tử (Digital Office) là một giải pháp không thể thiếu dành cho doanh nghiệp có quy mô lớn trong cuộc cách mạng chuyển đổi số. Các giải pháp số hóa là công cụ quan trọng giúp người quản lý có thể điều hành được tất cả các phòng ban, các chi nhánh một cách tổng thể thay vì đơn lẻ, rời rạc. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì càng cần tạo được sự liên kết dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau để có thể chiếm ưu thế và phát triển bền vững. 

1. Chuyển đổi số cho các doanh nghiệp quy mô lớn 

Các doanh nghiệp lớn với đặc thù là những tập đoàn, công ty có nguồn lực tài chính, nhân sự lớn, dễ dàng thu hút đầu tư, hỗ trợ và nguồn nhân lực chất lượng cao. Với những doanh nghiệp này, Ban Lãnh đạo hoàn toàn có thể hướng tới thành lập riêng một Ban dự án phụ trách chuyển đổi số riêng, chuyên nghiên cứu và phát triển các giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp phù hợp và thích ứng cho chính tổ chức đó. 

Ngoài ra bên cạnh những doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực công nghệ, kỹ thuật hoàn toàn có thể đủ năng lực để xây dựng nên những nền tảng chuyển đổi số của riêng mình. Tuy nhiên, phương án này có thể có những nhược điểm như hoạt động chuyển đổi có thể vượt ra khỏi tầm kiểm soát nếu như không có những phương án tổ chức hiệu quả, có thể chuyển đổi số không triệt để hoặc theo kịp được tiến bộ công nghệ chung. 

Nhiều chuyên gia nhận định doanh nghiệp muốn chuyển đổi số nên bắt đầu với giải pháp dễ ứng dụng và mang lại hiệu quả cao đó chính là giải pháp Văn phòng điện tử. Văn phòng điện tử cung cấp các tính năng số hóa quản trị văn phòng toàn diện, mang lại nhiều lợi ích to lớn trong quản trị vận hành cho doanh nghiệp. 

2. Ưu điểm của Văn phòng điện tử đối với Doanh nghiệp quy mô lớn 

2.1 Dễ dàng phân công, theo dõi tiến độ làm việc 

Là một phần mềm hoạt động hoàn toàn trên nền tảng internet, văn phòng điện tử mang đến sự tiện lợi cao. Chỉ cần các nhà lãnh đạo, nhà quản lý doanh nghiệp “online” là đã có thể quản lý công vụ, việc làm, phê duyệt ngay trên hệ thống qua điện thoại, máy tính. Người lãnh đạo có thể kết nối với nhân viên dù đang ở bất cứ nơi nào. Điều này rất có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô lớn và dàn trải. 

2.2 Quản lý các văn bản tự động 

Các văn bản được gửi đến hay gửi đi đều sẽ được hệ thống văn phòng điện tử cập nhật nhanh chóng. Nó còn theo phân loại, lưu vào trình tự thời gian. 

Thêm vào đó, nó cũng cho phép mọi người ghi chú nhanh chóng. Các thành viên không còn e ngại khi đóng góp ý kiến cá nhân vào checklist công việc. Bởi vậy, việc quản lý công văn, văn bản sẽ mang lại hiệu quả nhiều. 

2.3 Kho lưu trữ dữ liệu thông minh 

Doanh nghiệp không còn phải lưu trữ sổ sách chứa thông tin, dữ liệu tiềm ẩn nguy cơ thất lạc, rò rỉ. Thay vào đó, giờ đây, việc lưu trữ một lượng lớn dữ liệu, thông tin dễ dàng hơn rất nhiều với văn phòng điện tử. Tất cả dữ liệu được số hóa thuận tiện cho việc lưu giữ và tra cứu trên toàn hệ thống. 

2.4 Bảo mật thông tin 

Hệ thống văn phòng điện tử có thể được bảo mật bằng nhiều phương thức khác nhau. Người dùng được đặt mật khẩu, hạn chế quyền truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu… 

3. Lợi ích cho doanh nghiệp khi triển khai Văn phòng điện tử DigiO 

Được giới thiệu trên thị trường từ năm 2019, hiện nay, nhiều doanh nghiệp lớn đã triển khai văn phòng điện tử DigiO và thu về nhiều lợi ích lớn. Nếu doanh nghiệp vẫn đang phân vân có nên triển khai phần mềm này không thì có thể tham khảo Top 5 lợi ích của văn phòng điện tử DigiO sau đây:

3.1  Sở hữu một hệ thống quản lý tập trung 

Với quy mô Tập đoàn nhiều công ty thành viên, số lượng hàng ngàn nhân sự thì việc xây dựng một hệ thống quản lý tập trung là rất cần thiết. Văn phòng điện tử DigiO là một trong những phần mềm văn phòng tích hợp đa tính năng, nhằm chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa phương thức quản lý khối văn phòng của các doanh nghiệp. 

Với phần mềm văn phòng điện tử DigiO, mỗi nhân viên sẽ được tạo một tài khoản riêng để tiếp nhận, trao đổi và xử lý công việc hoàn toàn trên môi trường Internet, thông qua  các thiết bị điện tử: máy tính, laptop, smartphone,… Các nhà quản lý, lãnh đạo có thể dễ dàng giao việc, kiểm tra, quản lý tiến độ thực hiện cũng như hiệu quả công việc dù ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào. 

Ngoài ra, các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp còn có thể quản lý, tra cứu, tìm kiếm mọi văn bản, tài liệu liên quan đến công việc rất nhanh chóng. 

Tất cả điều này giúp tạo nên một hệ thống quản lý tập trung, mọi tiến độ công việc sẽ được theo dõi một cách sát sao, các thông tin sẽ được truyền tải nhanh chóng, kịp thời, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân, bộ phận. 

3.2 Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp 

So với các văn phòng truyền thống, quản lý con người, tài liệu, tài sản chủ yếu thông qua sổ sách, giấy tờ thì văn phòng điện tử lại cho thấy sự vượt trội hơn hẳn, giúp tạo nên một môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp hơn. 

Khi triển khai văn phòng điện tử, thay vì phải gặp gỡ trực tiếp, tổ chức các cuộc họp bàn tròn để phân công giao việc, giải quyết các thủ tục hành chính thì các lãnh đạo, các nhân sự có thể hoàn toàn tương tác, giao việc, trao đổi công việc online, ngay trên hệ thống văn phòng điện tử DigiO. Việc tìm kiếm tài liệu, thông tin cần thiết liên quan đến công việc cũng được thực hiện đơn giản trên DigiO. 

3.3 Nâng cao hiệu suất công việc 

Nhờ việc gỡ bỏ được các thủ tục hành chính rườm, hạn chế được các cuộc họp trao đổi công việc không thật sự cần thiết, không tốn thời gian và công sức để di chuyển, nhân viên các công ty sẽ có thêm thời gian để tập trung vào thực hiện công việc hơn. Các nhà lãnh đạo dù không ở gần vẫn có thể theo dõi được tiến độ công việc của cấp dưới, kịp thời đưa ra phương án tháo gỡ khó khăn nếu cần để nâng cao hiệu suất chung của toàn doanh nghiệp. 

3.4 Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí cho doanh nghiệp 

Khi các giấy tờ, sổ sách đã được số hóa thì doanh nghiệp sẽ không cần tới các kho lưu trữ nữa, mọi dữ liệu sẽ được đồng bộ trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Do đó, các chi phí cho vị trí nhân viên văn thư hay chi phí cho kho bãi, in ấn, giấy mực,... sẽ được tiết kiệm đáng kể hàng năm. 

Nhân sự của doanh nghiệp cũng sẽ rút ngắn tối đa được thời gian xử lý công việc khi không phải di chuyển quá nhiều hay thực hiện quá nhiều thủ tục hành chính rườm rà, mất thời gian. 

3.5 Gia tăng giá trị thương hiệu doanh nghiệp 

Cuối cùng, một trong những lợi ích không thể thể phủ nhận của phần mềm văn phòng điện tử DigiO chính là giúp doanh nghiệp gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng của mình. 

Văn phòng điện tử DigiO cung cấp các tính năng giúp hiện đại hóa phương thức làm việc, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội sớm hoàn thành mục tiêu chuyển đổi số hơn, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và gia tăng độ tin cậy với các đối tác, khách hàng. 

Đối với các thành viên trên toàn hệ thống của doanh nghiệp, khi được tiếp xúc, làm việc với phần mềm hiện đại như DigiO cũng sẽ có tâm lý hào hứng hơn khi tiếp nhận công việc, dễ dàng tập trung xử lý và hoàn thành sớm nhiệm vụ được giao. 

 4. Chi phí đầu tư xây dựng văn phòng điện tử DigiO 

Một trong những vấn đề chính khi triển khai một giải pháp luôn luôn là chi phí. Chi phí triển khai hệ thống Văn phòng điện tử phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: 

- Quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm, v.v.) 

- Loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh, hoặc giải pháp chung và linh hoạt) 

- Tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.) 

- Mức độ tùy biến 

Doanh nghiệp có thể có rất nhiều băn khoăn khi muốn làm rõ về phạm vi giá. Kinh nghiệm triển khai Văn phòng điện tử DigiO từ MSM cho thấy, mỗi phần mềm sẽ có mức độ sử dụng khác nhau, chương trình đào tạo, tùy chỉnh, bảo trì, nâng cấp khác nhau. Chính vì vậy, mức giá sẽ khác nhau đối với mỗi dự án.  
 
Chính vì vậy, doanh nghiệp hãy dựa trên ngân sách và các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, con người và nguồn lực CNTT hiện hữu để tự tin sở hữu DigiO. Hãy liên hệ ngay với MSM để biết chính sách giá và chi phí bổ sung nếu có.  

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi!

CÔNG TY CỔ PHẦN MYMIND (MSM)
Hotline: 1900633855
Thứ 2 - Thứ 6: 08h - 17h/ Thứ 7: 08h -12h
Email: info@msm.com.vn
Địa chỉ: Tầng 4 - Toà nhà Betrimex, 62 Trần Huy Liệu, Phường 11, Quận Phú Nhuận, TP. HCM