Đã từ bao giờ, trong quản trị truyền thống thì quy trình trình ký cũng gây không ít khó khăn phiền hà, làm tốn kém về thời gian, nhân lực cho các nhân sự và phòng ban liên quan. Trong nhiều trường hợp, ngay cả người lãnh đạo cao nhất cũng không nắm rõ được thông tin để đặt bút ký, dẫn đến công việc đình trệ và ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả làm việc của toàn hệ thống.

Một quy trình trình ký thông thường có từ 5-8 bước. Hồ sơ trình ký sẽ qua khoảng 3-4 phòng ban trước khi tới bàn làm việc của Ban lãnh đạo.

Các rủi ro có thể xảy ra với một quy trình trình ký truyền thống thông thường:

• Thất lạc hồ sơ, giấy tờ
• Biến động nhân sự ảnh hưởng tới quy trình
• Gián đoạn quy trình do nhiều lý do khách quan/chủ quan
• Thông tin không được bảo mật tối ưu
• Chậm thông tin dẫn đến nhiều hệ lụy

Với góc nhìn quản trị, kết hợp cùng năng lực triển khai chuyển đổi số, MSM đã phát triển giải pháp Văn phòng điện tử DigiO giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản trị - đặc biệt là chức năng trình ký số với nhiều tính năng ưu việt:

• Quản lý các văn bản trình ký, chuẩn hóa quy trình tác nghiệp.
• Phân quyền truy cập cho mỗi thành viên với tài khoản và mật khẩu riêng.
• Phân công và nhắc việc Tham mưu hoặc Phê duyệt qua ứng dụng điện thoại (IOS hoặc Android); Kết hợp gửi email cho người ký duyệt.
• Hỗ trợ quy trình tương tác công việc Trình ký giữa lãnh đạo Công ty mẹ (Tập đoàn) và lãnh đạo Công ty thành viên.
• Hệ thống thiết lập tính năng Tham mưu song song (2 lãnh đạo cùng tham mưu một cấp), ứng với các tờ trình cần thiết để tiết kiệm thời gian xử lý. 
• Hệ thống thiết lập tính năng nhắc nhở tờ trình sắp hết thời gian xử lý qua email công việc hoặc qua app điện thoại. Khi người duyệt xử lý chậm trễ hơn ½ ngày so với thời gian quy định, hệ thống sẽ tự cập nhật tính năng xử lý Auto by pass tờ trình. 
• Mỗi tờ trình có một mã QR thuận tiện cho việc lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu tờ trình một cách hiệu quả và nhanh chóng. 
• Tạo ra sự liên kết giữa các tờ trình có liên quan. Người dùng dễ theo dõi và hiểu được bản chất tờ trình công việc. 
• Tất cả mọi thông tin soạn thảo được đệ trình minh bạch, rõ ràng, đảm bảo quy trình tham mưu nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo phê duyệt các hồ sơ, tờ trình. 
• Hỗ trợ chữ ký Online giúp người dùng xử lý công việc Trình ký một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Không chỉ với tính năng trình ký, Giải pháp Văn phòng điện tử DigiO cung cấp 14 modules giải quyết tất cả các vấn đề về quản trị vận hành doanh nghiệp. DigiO có thể tích hợp với các nền tảng lớn như SAP, Oracle, Office 365… giúp tối ưu hóa chi phí cũng như nhân lực vận hành. Có giao diện thân thiện dễ sử dụng, DigiO được khách hàng đánh giá 4,2 trên thang điểm 5 với sự tin dùng của nhiều Tập đoàn, công ty lớn.

Nguồn: MSM