Trong một vài năm trở lại đây, cùng với cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 thì chuyển đổi số (digital transformation) là từ khóa được nhắc đến nhiều nhất. Để thành công trong cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và để tránh bị tụt hậu, các quốc gia phải thực hiện chuyển đổi số, đặc biệt là chuyển đổi số trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp tham gia vào quá trình chuyển đổi số, số hóa một phần hoặc toàn bộ doanh nghiệp được gọi là “Doanh nghiệp 4.0”. 

Thế nhưng, có một thực tế là khi đứng trước một chiến lược chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay trong việc đi tìm câu trả lời cho những câu hỏi phổ biến như sẽ bắt đầu từ đâu, thực hiện số hóa cái gì trước, cái gì sau, nên lựa chọn những ứng dụng công nghệ nào... 

Nhiều chuyên gia hoặc các nhà tư vấn đều cho rằng, một trong những vấn đề cần thiết của chuyển đổi số là: Ứng dụng công nghệ 4.0 vào quản lý và kết nối toàn bộ nội bộ của doanh nghiệp từ tài chính kế toán, nhân sự, kho vận, hậu cần, văn phòng điện tử... giúp quá trình làm việc nội bộ doanh nghiệp trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.  

Đặc biệt giải pháp Văn phòng điện tử (Digital Office) giúp quản trị vận hành doanh nghiệp làm nền tảng để chuyển đổi số thành công. 

 
1. Vai trò của Văn phòng điện tử (Digital Office) đối với doanh nghiệp 4.0 

 
1.1 Sự tất yếu của xu hướng quản trị mới

Ảnh hưởng của dịch bệnh đã tác động đến mô hình kinh doanh truyền thống. Chúng ta đã trải qua thời kỳ các doanh nghiệp hoạt động bằng cây bút và sổ viết tay. Hiện nay mô hình văn phòng điện tử “không giấy tờ” lên ngôi và đây là quá trình phát triển sẽ trở thành tất yếu của một doanh nghiệp, hòa trong sự chuyển mình của toàn thế giới. 

 
1.2 Nâng cao hiệu quả doanh nghiệp

Văn phòng điện tử giúp cho cấp lãnh đạo có thể hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi các báo cáo, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, hiệu suất làm việc của nhân viên bất cứ lúc nào nhờ hệ thống quản lý và báo cáo tự động. Nhờ đó, tất cả thông tin và số liệu về công việc đều được thể hiện rõ ràng, minh bạch, chính xác và nhanh chóng.  

1.3 Nâng cao năng suất làm việc

Giải pháp số hóa quản trị văn phòng còn giúp cho doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động của đội ngũ nhân viên, giúp cải thiện và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên nhờ giảm thiểu được những công việc thủ công, tốn nhiều thời gian. Nhờ vậy, nhân sự của doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào chuyên môn và tăng hiệu quả công việc. 

1.4 Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ

Một văn phòng “ảo” giúp doanh nghiệp có thể vận hành mọi lúc, mọi nơi. Giờ đây, nhân viên có thể làm việc tại nhà với chỉ một chiếc máy tính hoặc điện thoại, nhờ đó, khối lượng công việc được bảo đảm và liền mạch. 

1.5 Tăng doanh thu

Văn phòng điện tử mang lại kết quả của việc giảm thiểu chi phí vận hành, tự động hóa quy trình… Chưa kể, khi các dịch vụ của doanh nghiệp trở nên linh hoạt, thuận tiện hơn cho khách hàng thì sẽ thu hút càng nhiều khách hàng biết đến và sử dụng. 

2. Giải pháp Văn phòng điện tử DigiO dành cho doanh nghiệp 4.0 

 
DigiO (Digital Office) là một giải pháp công nghệ hữu dụng, tiện ích trong vấn đề quản lý hoạt động vận hành trên toàn hệ thống của doanh nghiệp. DigiO phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp đang hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp quản lý hiệu quả theo quy trình: Lập kế hoạch > Triển khai giám sát > Báo cáo, cập nhật kết quả > Đánh giá, tối ưu kết quả thực hiện. 

3. Tính năng nổi bật của Văn phòng điện tử DigiO 

DigiO giải quyết 5 vấn đề với 14 modules 

3.1 Quản lý công việc 

Phần mềm văn phòng điện tử DigiO sẽ giúp giao việc, theo dõi công việc cho từng cá nhân, bộ phận khác nhau. Bên cạnh đó, DigiO còn tự động lên lịch và nhắc nhở thời gian thực hiện công việc, qua đó còn nâng cao hiệu suất làm việc đối với đội ngũ nhân sự. 

3.2 Quản lý quy trình 

Văn phòng điện tử DigiO giúp tự động hóa quy trình 100% không giấy tờ. Đặc biệt, tích hợp chữ ký số ký duyệt tài liệu/eForm rút ngắn thời gian trình và ký duyệt hồ sơ, giúp Lãnh đạo xem xét và ra quyết định điều hành từ xa, đột phá hiệu suất vận hành doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đi lại, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. 

3.3 Tiện ích hành chính 

Văn phòng điện tử DigiO tích hợp đầy đủ các tính năng hành chính như quản lý công văn, quản lý phòng họp/lịch họp, quản lý lịch làm việc cá nhân, đăng ký văn phòng phẩm và quản lý điều xe, giúp cho nhân viên toàn công ty sử dụng và khai thác hiệu suất của các tài sản dùng chung một cách hiệu quả, tránh trùng lắp giữa các bộ phận và chủ động sắp xếp kế hoạch làm việc nhóm, làm việc khách hàng, đối tác hợp lý. 

3.4 Quản lý nhân sự 

Với các tính năng như nghỉ phép, chấm công, phiếu lương, danh bạ điện thoại… Đơn từ hay phiếu lương sẽ được cấp trên duyệt trực tuyến và trả kết quả về một cách nhanh chóng, chi tiết đến từng nhân viên trong công ty chỉ với một vài thao tác; đồng thời cho phép truy cập vào hệ thống để tra cứu thông tin một cách dễ dàng.  

 
3.5 Quản lý thông tin 

Văn phòng điện tử DigiO tạo một môi trường kết nối không giới hạn thời gian và khoảng cách. Trên nền tảng này các thành viên dễ dàng thảo luận, trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin và tài liệu mà không cần gặp mặt trực tiếp. Văn phòng điện tử còn giúp các thành viên tương tác với nhau nhiều hơn, góp phần thúc đẩy mạnh các hoạt động nội bộ, tăng cường truyền thông nội bộ. 

Ngoài ra, văn phòng điện tử DigiO của MSM còn có 2 điểm cộng “đáng giá” dành cho doanh nghiệp: 

- Tích hợp được với nhiều hệ thống lớn:  DigiO là một ứng dụng trung tâm có thể tích hợp nhiều hệ thống khác hiện có của doanh nghiệp như SAP HANA, Oracle và các hệ thống ERP khác như HRM, CRM, ASM, FAM, MFM, GDM. 

Chữ ký số, báo cáo BI hoặc Office 365 cũng có thể được tích hợp vào hệ thống để tăng sự thuận tiện cho người dùng. 

- Tùy chỉnh ứng dụng theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp: Dựa vào kinh nghiệm triển khai thực tế và tính linh hoạt khi thiết kế các modules hệ thống, giải pháp DigiO của MSM có tính tùy biến cao, bám sát theo từng chuyển dịch hay phát triển của công ty. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự đào tạo, vận hành và triển khai hệ thống khi tăng quy mô hoạt động trong tương lai mà không cần trả bất cứ chi phí thuê license hay tài khoản nào. 
 

Ngày nay, các doanh nghiệp 4.0 cần bắt kịp xu hướng chuyển đổi doanh nghiệp để không bị lạc hậu, bắt nhịp kịp với các xu hướng hiện nay. Văn phòng điện tử DigiO là giải pháp tối ưu nên được tìm hiểu và nhanh chóng áp dụng trong thời đại số ngày nay. Qua bài viết trên, MSM hy vọng chia sẻ thêm góc nhìn với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp về văn phòng điện tử để cùng hành động và phát triển. 

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi!

CÔNG TY CỔ PHẦN MYMIND (MSM)
Hotline: 1900633855
Thứ 2 - Thứ 6: 08h - 17h/ Thứ 7: 08h -12h
Email: info@msm.com.vn
Địa chỉ: Tầng 4 - Toà nhà Betrimex, 62 Trần Huy Liệu, Phường 11, Quận Phú Nhuận, TP. HCM